Jährlich vergibt das DZI auf freiwilligen Antrag und nach umfassender, positiv durchlaufener Prüfung sein Spenden-Siegel. Das Siegel dient als klare Orientierungs- und verlässliche Entscheidungshilfe im deutschen Spendenwesen. Es kann von Spenden sammelnden Organisationen mit Sitz in Deutschland beantragt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Antragsvoraussetzungen und Siegel-Verfahren.
Die Prüfstandards und das Vergabeverfahren sind in den Spenden-Siegel-Leitlinien geregelt. Geprüft werden das Vorhandensein interner Leitungs- und Kontrollmechanismen, die Aussagekraft der Finanzberichte, die Transparenz gegenüber der Öffentlichkeit sowie die Qualität des Werbe- und Informationsmaterials. Außerdem berechnen wir unter anderem, ob die Mittelverwendung insgesamt sparsam und wirtschaftlich erfolgt, wobei der Anteil der Werbe- und Verwaltungsausgaben, der an den Gesamtausgaben bemessen wird, die Obergrenze von 30 Prozent nicht übersteigen darf.
Die 7 Siegel-Standards
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1. Zielsetzung
Recht, Gesetz und Satzung werden befolgt. Menschenrechte und natürliche Lebensgrundlagen werden geachtet.
1 Die Organisation befolgt Recht und Gesetz, achtet die Menschenrechte und natürlichen Lebensgrundlagen und folgt ihrer eigenen Satzung. 2 Ihre Ziele und Tätigkeitsbereiche sowie die grundlegenden Funktionen und Aufgaben der Organe stellt die Organisation eindeutig und verständlich in ihrer Satzung dar. 3 Gehören Kinder und Jugendliche oder andere besonders schutzbedürftige Personen zur Zielgruppe der Organisation, so wird diese deren besonderer Schutzbedürftigkeit durch geeignete Maßnahmen gerecht.
2. Leitung und Aufsicht
sind angemessen strukturiert, klar voneinander getrennt und werden wirksam wahrgenommen. Interessenkonflikte werden vermieden.
1 Die Organisation verfügt über angemessene Leitungs- und Aufsichtsstrukturen, in denen eindeutig geregelt ist, wer zu Entscheidungen und Vertretungen befugt ist. 2 Durch die klare Trennung von Leitung und Aufsicht werden beide Funktionen wirksam wahrgenommen und Interessenkonflikte vermieden.
a. Leitungsorgan
(1) 1 Dem Leitungsorgan gehören mindestens drei Personen an, sofern es ausschließlich aus ehrenamtlichen Mitgliedern besteht. 2 Sind alle Mitglieder des Leitungsorgans hauptamtlich für die Organisation tätig und liegen die jährlichen Gesamteinnahmen mindestens zwei Jahre in Folge über 10 Mio. EUR, so soll es aus mindestens zwei Personen bestehen.
(2) Die Mehrzahl der Mitglieder des Leitungsorgans ist nicht persönlich miteinander verbunden und steht nicht in einem Abhängigkeitsverhältnis zueinander.
(3) 1 Jedes Mitglied des Leitungsorgans oder der Geschäftsführung legt Interessenkonflikte gegenüber den (anderen) Mitgliedern des Leitungsorgans sowie gegenüber dem Aufsichtsorgan oder bei Existenz eines besonderen Aufsichtsorgans gegenüber diesem offen. 2 Sofern die Organisation mit Mitgliedern des Leitungsorgans oder der Geschäftsführung oder mit diesen nahestehenden natürlichen oder juristischen Personen ein Rechtsgeschäft abschließt, bedarf dieses Rechtsgeschäft der – in der Regel vorherigen – Zustimmung des jeweiligen Aufsichtsorgans. Hierunter fallen auch wesentliche Rechtsgeschäfte zwischen der Organisation und ihren Angestellten.
(4) 1 Das Leitungsorgan tritt mindestens zweimal im Jahr bei Teilnahme von mehr als der Hälfte seiner Mitglieder zusammen. 2 Dabei ist die Mehrzahl der teilnehmenden Mitglieder nicht persönlich miteinander verbunden und steht nicht in einem Abhängigkeitsverhältnis zueinander.
(5) Die Sitzungen des Leitungsorgans werden protokolliert.
b. Aufsichtsorgan
(1) 1 Das Aufsichtsorgan überwacht das Leitungsorgan. 2 Zusammensetzung, Funktion, Aufgaben und Rechte des Aufsichtsorgans sind in der Satzung der Organisation geregelt.
(2) 1 Das Aufsichtsorgan tritt jährlich mindestens einmal persönlich, virtuell oder hybrid zusammen. 2 Ist dies der Organisation nicht möglich, so wird die Überwachung des Leitungsorgans einem weiteren Aufsichtsorgan gemäß Buchstabe c. übertragen.
(3) Die Mitglieder des Aufsichtsorgans erhalten rechtzeitig (in der Regel 14 Tage) vor der jährlichen Zusammenkunft die Rechnungslegung sowie alle weiteren Informationen, die für die Vorbereitung der vorgesehenen Beschlüsse erforderlich sind.
(4) 1 Die Mehrheit der bei den Versammlungen des Aufsichtsorgans persönlich Anwesenden bzw. vertretenen Stimmen gehört nicht dem Leitungsorgan an, ist nicht mit Mitgliedern des Leitungsorgans persönlich verbunden und steht in keinem Abhängigkeitsverhältnis zu der Organisation oder Mitgliedern des Leitungsorgans. 2 Ist es der Organisation nicht möglich, das Aufsichtsorgan mehrheitlich unabhängig zu besetzen, so wird die Überwachung des Leitungsorgans einem weiteren Aufsichtsorgan gemäß Buchstabe c. übertragen.
(5) 1 Das Aufsichtsorgan entscheidet unter anderem über die Vergütung und pauschale Aufwandsentschädigungen von Mitgliedern des Leitungsorgans sowie jährlich über deren Entlastung für das jüngste abgeschlossene Geschäftsjahr, sofern diese Befugnisse nicht dem besonderen Aufsichtsorgan gemäß Buchstabe c. übertragen werden. 2 Die Mitglieder des Leitungsorgans nehmen an den Entscheidungen über ihre Entlastung und ihre Vergütung nicht teil.
(6) Sofern das Leitungsorgan über die Aufnahme und den Ausschluss von Mitgliedern des Aufsichtsorgans entscheidet, erlaubt die Satzung, dass die Betroffenen gegen solche Entscheidungen des Leitungsorgans beim Aufsichtsorgan Widerspruch einlegen.
(7) 1 Die Sitzungen des Aufsichtsorgans werden protokolliert. 2 Das Protokoll der jeweils jüngsten Sitzung, auf der über die Entlastung des Leitungsorgans beschlossen wurde, wird dem DZI regelmäßig übermittelt. 3 Darüber hinaus werden dem DZI auf begründete Anfrage Protokolle weiterer Sitzungen offengelegt.
(8) 1 Organisationen, deren jährliche Gesamterträge mindestens zwei Jahre in Folge mehr als 5 Mio. EUR betragen, verfügen über ein vom Aufsichtsorgan oder dem besonderen Aufsichtsorgan gemäß Buchstabe c. bestätigtes Hinweisgebersystem (z.B. Ombudsperson). 2 Dieses erlaubt insbesondere Mitarbeitenden, Projektpartner:innen und anderen mit der Organisation verbundenen Personen (z.B. Mitglieder, Begünstigte), begründete Hinweise und Beschwerden vorzutragen, ohne dass sie dadurch Nachteile befürchten müssen.
c. Besonderes Aufsichtsorgan
(1) 1 Die Organisation bestellt zur Überwachung des Leitungsorgans zusätzlich ein besonderes Aufsichtsorgan, wenn alle Mitglieder des Leitungsorgans für die Organisation hauptamtlich tätig sind, die jährlichen Gesamterträge mindestens zwei Jahre in Folge mehr als 10 Mio. EUR betragen, das Aufsichtsorgan nicht mehrheitlich unabhängig besetzt werden oder nicht jährlich zusammenkommen kann. 2 Dem besonderen Aufsichtsorgan können auch Mitglieder des Aufsichtsorgans angehören. 3 Auf die Errichtung eines besonderen Aufsichtsorgans kann verzichtet werden, wenn das bestehende Aufsichtsorgan die in den nachfolgenden Ziffern (3)-(8) genannten Anforderungen bereits erfüllt.
(2) Die Mitglieder des besonderen Aufsichtsorgans werden durch das Aufsichtsorgan gewählt.
(3) 1 Zusammensetzung, Funktion, Aufgaben und Rechte des besonderen Aufsichtsorgans sind in der Satzung der Organisation eindeutig festgeschrieben. 2 Es beteiligt sich nicht am operativen Geschäft. 3 Seine Tätigkeit ist in einer Geschäftsordnung geregelt.
(4) 1 Die Anzahl der Mitglieder des besonderen Aufsichtsorgans orientiert sich an der Größe und Komplexität der Organisation. 2 Es besteht mindestens aus drei Personen. 3 Unter ihnen soll sich mindestens je eine Person mit ökonomischer und – in Bezug auf das Arbeitsgebiet der Organisation – fachspezifischer Kompetenz befinden.
(5) 1 Die Mitglieder des besonderen Aufsichtsorgans stehen in keinem Abhängigkeitsverhältnis zu der Organisation oder den Mitgliedern des Leitungsorgans. 2 Interessenkonflikte werden nach Möglichkeit vermieden, in jedem Fall aber gegenüber den übrigen Mitgliedern des besonderen Aufsichtsorgans und gegenüber dem Aufsichtsorgan offengelegt. 3 Dem besonderen Aufsichtsorgan gehören jedoch insbesondere keine Personen an, die
(a) dem Leitungsorgan angehören,
(b) mit Mitgliedern des Leitungsorgans persönlich verbunden sind,
(c) für die Organisation oder mit ihr rechtlich verbundene Organisationen oder Unternehmen als Angestellte oder Honorarkräfte tätig sind. Hiervon ausgenommen sind Mitglieder von Mitarbeitervertretungen (ohne leitende Mitarbeitende), sofern diese nicht die Mehrheit der Mitglieder des besonderen Aufsichtsorgans bilden.
(d) von der Organisation mit Beratungen oder Prüfungen beauftragt wurden oder bei solchen Auftragnehmer:innen beschäftigt sind, z.B. bei Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften.
(6) 1 Die Amtsperioden der Mitglieder des besonderen Aufsichtsorgans sollen höchstens fünf Jahre betragen. 2 Wiederwahl ist möglich. 3 Die Mehrzahl der Mitglieder des besonderen Aufsichtsorgans soll diesem jedoch nicht länger als zehn Jahre angehören.
(7) 1 Das besondere Aufsichtsorgan tritt regelmäßig und mindestens dreimal im Jahr persönlich, virtuell oder hybrid zusammen. 2 An den Zusammenkünften nimmt wenigstens die Hälfte seiner Mitglieder teil. 3 Liegen die jährlichen Gesamteinnahmen der betreffenden Organisation unter 5 Mio. EUR, so ist nur eine jährliche Zusammenkunft erforderlich.
(8) Die Sitzungen des besonderen Aufsichtsorgans werden protokolliert und die Protokolle dem DZI auf begründete Nachfrage offengelegt.
(9) 1 Die Mitglieder des besonderen Aufsichtsorgans sind in der Regel ehrenamtlich tätig. 2 Davon unberührt bleibt ein angemessener Auslagenersatz. 3 Werden darüber hinaus Aufwandsentschädigungen oder andere Vergütungen gewährt, so ist dies in der Satzung verankert und ihre Höhe durch das Aufsichtsorgan beschlossen.
(10) 1 Kann das Aufsichtsorgan keine unabhängige Kontrolle im Sinne des Standards Nr. 2.b Ziffer (4) Satz 1 ausüben oder nicht jährlich zusammenkommen, so werden dem besonderen Aufsichtsorgan mindestens folgende Befugnisse übertragen und in der Satzung verankert:
(a) Beschlussfassung über die Rechnungslegung,
(b) Entlastung des Leitungsorgans,
(c) Bestellung der Abschlussprüfenden,
(d) Entscheidung über die Vergütung und Aufwandsentschädigung von Mitgliedern des Leitungsorgans.
2 Dem DZI werden in diesem Fall alle Protokolle der Sitzungen des besonderen Aufsichtsorgans übermittelt.
3. Werbung und Öffentlichkeitsarbeit
informieren klar, wahr, sachlich und offen. Die Würde der Betroffenen wird geachtet. Umworbene werden nicht unter Druck gesetzt. Faires und respektvolles Verhalten gegenüber anderen Organisationen.
1 Die Organisation informiert klar, wahr, sachlich und offen über ihr Anliegen, ihre Struktur und ihre Arbeit. 2 Sie achtet die Würde der Betroffenen, setzt die Umworbenen nicht unter Druck und verhält sich fair gegenüber anderen Organisationen.
a. Klarheit
(1) Spendenwerbung und Öffentlichkeitsarbeit sind eindeutig, verständlich und aussagekräftig gehalten.
(2) 1 Missverständliche Darstellungen in Wort und Bild werden unterlassen. 2 Eine Verwechslungsgefahr mit dem Namen oder dem Auftreten
anderer Organisationen wird vermieden. 3 Der Charakter der Mittelverwendung der eingeworbenen Spenden wird nicht verschleiert.
b. Wahrhaftigkeit
(1) Spendenwerbung und Öffentlichkeitsarbeit spiegeln die Tätigkeit der Organisation und deren Schwerpunkte angemessen und wahrheitsgemäß wider.
(2) 1 Die vermittelten Informationen geben die Realität in Wort und Bild zutreffend wieder. 2 Es werden keine falschen, irreführenden oder übertreibenden Angaben verbreitet.
c. Sachlichkeit
(1) Spendenwerbung und Öffentlichkeitsarbeit legen die Notwendigkeit der verfolgten Zwecke und die Eignung der geplanten Maßnahmen zur Erreichung dieser Zwecke informativ und begründet dar.
(2) 1 Unangemessen emotionalisierende oder bedrängende Darstellungen in Wort und Bild werden unterlassen. 2 Unangemessen sind Darstellungen beispielsweise dann, wenn Spendenden Schuldgefühle für die Verursachung oder Behebung des Spendenzwecks aufgebürdet werden oder eine zeitlich unterstellte Dringlichkeit der erfragten Zuwendung sachlich nicht hinreichend begründet wird und hierdurch die Umworbenen in ihrer Meinungsbildung und Entscheidungsfindung beeinträchtigt werden können.
d. Offenheit
(1) Die bei der Spendenwerbung und Öffentlichkeitsarbeit verbreiteten Informationen sind transparent und vermitteln ein zutreffendes Bild von der Organisation und ihrer Arbeit.
e. Achtung der Würde
(1) Darstellungen in Wort und Bild, die für die Betroffenen herabsetzend oder erniedrigend sind oder auf andere Weise deren Würde beeinträchtigen, werden unterlassen.
(2) Von Inhalten oder Formulierungen, die diskriminieren oder als diskriminierend verstanden werden können, wird abgesehen.
(3) Eine katalogähnliche Auswahl oder ein willkürlicher „Tausch“ von zu unterstützenden Einzelpersonen wird nicht ermöglicht.
(4) 1 Die Darstellung von Not und Elend der Betroffenen steht in einem angemessenen Verhältnis zu den vermittelten Informationen über die Vorhaben und Maßnahmen der werbenden Organisation. 2 Eine entwürdigende, unredliche oder reißerische Darstellung von Not und Elend wird unterlassen.
f. Verzicht auf unlautere Werbung
(1) 1 Die Organisation verhält sich fair und respektvoll gegenüber anderen Organisationen. 2 Diffamierende oder irreführende sowie vergleichende Aussagen, die andere Organisationen herabsetzen, unterbleiben.
(2) Aussagen über die Qualität der eigenen Organisation werden durch klare, nachvollziehbare Informationen belegt.
g. Werbegespräche
(1) 1 Form und Inhalt von systematischen Werbegesprächen regeln jeweils von der Organisation zu verfassende Leitfäden oder Richtlinien. 2 Dies betrifft insbesondere Haustür-, Straßen-, Telefon- und Großspendenwerbung.
(2) Eine Verwendung von uniformartiger Dienstkleidung der Organisation zu Werbezwecken ist ausgeschlossen, sofern die jeweiligen Werbenden nicht die entsprechende dienstliche Funktion erfüllen.
h. Kooperation mit Unternehmen
(1) 1 Sofern eine Organisation ihren Namen oder ihr Logo etwa im Rahmen von Lizenzverträgen einem Unternehmen für gewerbliche Zwecke zur Verfügung stellt, wird die Art der Kooperation für die Umworbenen klar dargestellt. 2 Sie werden vor ihrer Entscheidung eindeutig und gut sichtbar darüber informiert, in welchem konkreten finanziellen Umfang die Organisation von dem Verkaufserlös bzw. der Kooperation profitiert. 3 Sponsoring bleibt von dieser Regelung unberührt. 4 Bei Altmaterialsammlungen (z.B. Altkleider) wird auf den Sammelbehältern über die Art der Kooperation informiert und die Lizenzgebühr genannt, die die Organisation von dem Unternehmen erhält.
(2) 1 Die Kooperation wird schriftlich vereinbart. 2 Dabei werden die Modalitäten des Leistungsaustauschs eindeutig und für beide Seiten überprüfbar festgelegt. 3 Die schriftliche Vereinbarung wird dem DZI auf Anfrage offengelegt.
i. Beauftragung von gewerblichen Dienstleistern
(1) 1 Sofern die Organisation für Spendenwerbung und Öffentlichkeitsarbeit einen gewerblichen Dienstleister (Werbeagentur, Callcenter etc.) mit der Durchführung beauftragt, wird die Zusammenarbeit schriftlich geregelt. 2 Die entsprechende Vereinbarung wird dem DZI auf Anfrage offengelegt. 3 Der Regelung sind insbesondere die vom Dienstleister zu erbringende Leistung sowie Art und Höhe seiner Vergütung zu entnehmen (z.B. Erfolgsabhängigkeit der Vergütung).
(2) Im Fall persönlicher Ansprache informieren die Werbenden beim ersten Kontakt über das Auftragsverhältnis und nennen dabei auch den Namen des beauftragten Dienstleisters.
(3) Bei Altmaterialsammlungen (z.B. Altkleider) wird auf den Sammelbehältern über das Auftragsverhältnis informiert, und es wird darauf hingewiesen, dass der Organisation nur derjenige Teil des Erlöses zugutekommt, der sich nach Abzug der Kosten und eines angemessenen Gewinns des gewerblichen Dienstleisters ergibt.
(4) 1 Die eingeworbenen Mittel werden nur von der Organisation selbst und unmittelbar auf ihrem eigenen Konto vereinnahmt. 2 Sofern dies technisch nicht möglich ist, etwa bei einem Spendeneinzug über Telefonrechnungen, werden die Spenden schnellstmöglich an die Organisation weitergeleitet.
(5) 1 Die bei der Zusammenarbeit mit dem Dienstleister gewonnenen Daten der Spendenden sind Eigentum der Organisation. 2 Der Dienstleister ist außerdem nicht berechtigt, diese Daten außerhalb des Auftragsverhältnisses zu nutzen oder weiterzugeben.
(6) Die Verantwortung für die Qualität der Spendenwerbung und Öffentlichkeitsarbeit und die Einhaltung der entsprechenden Spenden-Siegel-Standards liegt auch im Fall der Beauftragung von Dienstleistern uneingeschränkt bei der Organisation.
j. Bargeldsammlungen
(1) Bargeldgebundene Sammlungen werden in angemessener Weise gegen unberechtigte Geldentnahmen gesichert.
(2) Die Bargeldspenden werden unter Berücksichtigung des Vier-Augen-Prinzips registriert und schnellstmöglich dem bargeldlosen Zahlungsverkehr der Organisation übergeben.
k. Telemarketing
(1) 1 Eine Kontaktaufnahme mittels Telemarketing (z.B. Telefon, Fax, E-Mail, SMS etc.) erfolgt bei Privatpersonen nur mit vorherigem Einverständnis
der Angesprochenen. 2 Ein einmaliger Dankanruf je Spender:in ist hiervon ausgenommen. 3 Die Übermittlung der entsprechenden Kontaktdaten durch die Angesprochenen ist in der Regel als ein solches Einverständnis anzusehen.
l. Kinderpatenschaften
(1) 1 Die Organisation stellt ihr Patenschaftskonzept in der Werbe- und Informationsarbeit klar und eindeutig dar. 2 Insbesondere wird erklärt, inwiefern das jeweilige Patenkind direkt oder indirekt von den Maßnahmen begünstigt wird.
(2) 1 Der besonderen Schutzbedürftigkeit der Patenkinder trägt die Organisation mit geeigneten Maßnahmen Rechnung. 2 So ist bestmöglich darauf hinzuwirken, dass die Paten nicht ohne Wissen der Organisation direkten Kontakt mit den Kindern oder ihren Familien aufnehmen können – und umgekehrt. 3 Bei der etwaigen Vermittlung von Patenreisen, der Patenkommunikation und der Übersendung von individuellen Geschenken berücksichtigt die Organisation einschlägige fachliche Standards sowie den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit.
m. Kündigungsrechte
(1) 1 Fördermitgliedschaften, Mitgliedschaften ohne Stimmrecht, Patenschaften oder andere Dauerspenden sind jederzeit und mit sofortiger Wirkung kündbar. 2 Vorausbezahlte Beiträge werden auf Wunsch zurückerstattet.
n. Sorgsame Datenverwendung
(1) Adressen von Spendenden sowie Mitgliedern werden von der Organisation weder verkauft, vermietet, getauscht noch anderweitig an Dritte weitergegeben.
(2) Gibt die Organisation personenbezogene Daten von Spendenden zum Zwecke ihrer eigenen Werbung im Rahmen eines Auftragsverhältnisses an Dienstleister weiter, so stellt sie sicher, dass die Daten ausschließlich für den vereinbarten Zweck verwendet werden und nach Beendigung des Auftragsverhältnisses nicht beim Dienstleister verbleiben.
(3) Die Organisation beachtet im Hinblick auf die Speicherung und Verwendung personenbezogener Daten, unter anderem hinsichtlich der Art, des Umfangs und der Häufigkeit von Werbeansprachen, die Wünsche der Spendenden.
4. Mittelverwendung
Angemessene Planung, Durchführung und Kontrolle der Mittelverwendung. Beachtung der Grundsätze der Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit und der größtmöglichen Wirksamkeit.
1 Die Organisation verfügt über Strukturen und Prozesse, die eine angemessene Planung, Durchführung und Kontrolle der Mittelverwendung gewährleisten. 2 Sie setzt ihre Mittel nur für die angegebenen Zwecke und die damit verbundenen notwendigen Werbe- und Verwaltungsausgaben ein. 3 Die Verwendung der Mittel folgt den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sowie dem Kriterium der größtmöglichen Wirksamkeit.
a. Zweckgerichtete Mittelverwendung
(1) 1 Die Organisation setzt ihre Mittel ausschließlich für die in der Satzung festgelegten Zwecke ein. 2 Sie organisiert, dokumentiert und belegt dies in angemessener Weise. 3 Es besteht kein Missverhältnis zwischen den in der Satzung genannten Zwecken und den tatsächlich realisierten Vorhaben.
(2) 1 Wirbt die Organisation für einen konkret benannten Zweck, so werden die eingeworbenen Mittel für diesen verwendet. 2 Stehen dem zweckentsprechenden Mitteleinsatz nachvollziehbare Gründe entgegen, so wird über eine anderweitige Verwendung angemessen entschieden und öffentlich berichtet.
(3) 1 Die Organisation ergreift geeignete Maßnahmen, um das Auftreten von Korruption bei der Mittelverwendung zu verhindern. 2 Organisationen, deren jährliche Gesamterträge mindestens zwei Jahre in Folge mehr als 5 Mio. EUR betragen, verfügen über ein schriftliches Konzept zur Korruptionsvorbeugung.
(4) Die Organisation legt eine Richtlinie für die Zeichnungsberechtigung unter Berücksichtigung des Vier-Augen-Prinzips fest.
b. Wirtschaftliche und sparsame Mittelverwendung
(1) Die Werbe- und Verwaltungsausgaben betragen höchstens 30 Prozent der jährlichen Gesamtausgaben.
(2) 1 Unabhängig vom ermittelten Anteil der Werbe- und Verwaltungsausgaben an den Gesamtausgaben behält sich das DZI eine gesonderte Einschätzung der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit der Ausgaben für Werbung und Öffentlichkeitsarbeit (Werbeausgaben) einer Organisation vor. 2 Dabei werden die Kriterien Größe, Struktur und Finanzierung der Organisation berücksichtigt.
(3) Die Werbe- und Verwaltungsausgaben werden auf der Grundlage des DZI-Konzepts „Werbe- und Verwaltungsausgaben Spenden sammelnder
Organisationen“ berechnet.
(4) 1 Die Organisation tätigt keine unverhältnismäßig hohen Ausgaben und geht, soweit im Vorhinein erkennbar, keine für sie wirtschaftlich nachteiligen Vereinbarungen ein. 2 Vor größeren Auftragsvergaben und in angemessenen Abständen auch bei mehrjährigen Geschäftsbeziehungen werden Vergleichsangebote eingeholt.
(5) Organisationen, deren jährliche Gesamterträge mindestens zwei Jahre in Folge mehr als 5 Mio. EUR betragen, verfügen über eine Beschaffungsrichtlinie, eine Reisekostenordnung sowie Grundsätze für Finanzanlagen.
(6) Die Organisation prüft in angemessener Weise die wirtschaftliche und sparsame Verwendung der von ihr selbst eingesetzten oder an Dritte weitergeleiteten Mittel.
c. Wirksame Mittelverwendung
(1) 1 Die Organisation überprüft die Wirkungen ihrer Aktivitäten und zieht die dadurch gewonnenen Erkenntnisse zur Steuerung des künftigen Mitteleinsatzes heran. 2 Zur Wirkungsbeobachtung erarbeitet sie geeignete Verfahren. 3 Methodik, Umfang und Häufigkeit der Wirkungsbeobachtung orientieren sich am Fördervolumen, an der Dauer sowie der Komplexität der Aktivitäten. 4 Kosten und Nutzen der Wirkungsbeobachtung stehen in einem angemessenen Verhältnis zueinander. 5 Die Ergebnisse der Wirkungsbeobachtung und die Umsetzung der daraus abgeleiteten Erkenntnisse werden schriftlich dokumentiert und in zusammengefasster Form veröffentlicht.
5. Vergütungen
berücksichtigen den Status der Gemeinnützigkeit sowie die Qualifikation, Verantwortung und den branchenüblichen Rahmen. Besondere Regeln für erfolgsabhängige Vergütungen.
1 Bei der Vergütung ihrer festen und freien Mitarbeitenden im In- und Ausland sowie von Organmitgliedern berücksichtigt die Organisation ihren Status der Gemeinnützigkeit, die Qualifikation und Verantwortung der jeweiligen Position und bewegt sich im branchenüblichen Rahmen. 2 Erfolgsabhängige Vergütungen im Bereich der Mittelbeschaffung werden nur unter bestimmten Voraussetzungen geleistet.
a. Allgemeine Anforderungen
(1) 1 Die Höhe und Zusammensetzung der Jahresgesamtbezüge hauptamtlicher Mitglieder des Leitungsorgans und der Geschäftsführung werden dem DZI jeweils unter Angabe der Funktion und des Stellenumfangs mitgeteilt. 2 Sofern die Organisation an feste oder freie Mitarbeitende Vergütungen oder Honorare leistet, die im jüngsten abgeschlossenen Geschäftsjahr auf dem Niveau der Vergütungen der Leitungsmitglieder oder darüber liegen, so werden auch diese Zahlungen dem DZI mitgeteilt.
(2) Die Jahresgesamtbezüge umfassen auch jene Vergütungen, die die betreffenden Personen für etwaige Tätigkeiten bei mit der Organisation verbundenen Einrichtungen erhalten.
b. Erfolgsabhängige Vergütung bei der Mittelbeschaffung
(1) 1 Eine ausschließlich erfolgsabhängige Vergütung wird weder bei mündlichen Werbeansprachen gewährt noch bei anderen Werbeformen, bei denen Mitarbeitende, Auftragsnehmer:innen oder Spendende aufgrund dieser Vergütungsform unter Druck gesetzt werden können. 2 In diesen Fällen beträgt der erfolgsabhängige Anteil höchstens 50 Prozent der jeweiligen Vergütung. 3 Weist eine Organisation wirkungsvolle Qualitätssicherungsmaßnahmen nach, die geeignet sind, Mitarbeitende, Auftragnehmer:innen oder Spendende vor Druck zu schützen, so kann von der Anwendung der 50-Prozent-Regelung abgewichen werden.
(2) Die erfolgsabhängige Vergütung steht in einem angemessenen Verhältnis zur erbrachten Leistung.
(3) 1 Die Angesprochenen werden möglichst frühzeitig, auf jeden Fall aber vor der Spendenentscheidung schriftlich, eindeutig und in gut sichtbarer Form über die Erfolgsabhängigkeit der Vergütung informiert. 2 Insbesondere werden jedes von den Angesprochenen zu unterzeichnende Formular sowie jede vorzulegende schriftliche Legitimation, die bei der erfolgsabhängig vergüteten Mittelbeschaffung eingesetzt werden, mit einem entsprechenden Hinweis versehen.
(4) Fragen zur Art und Höhe der erfolgsabhängigen Vergütung beantworten die Organisation bzw. die in ihrem Auftrag tätigen Personen umfassend und wahrheitsgemäß.
(5) Die Regelungen gemäß Spenden-Siegel-Standard Nr. 5.b gelten im Falle mehrstufiger Vertragsbeziehungen für alle Beteiligten.
6. Rechnungslegung und Prüfung
Vorlage einer vollständigen, aussagekräftigen und angemessen geprüften Rechnungslegung spätestens zwölf Monate nach Ablauf eines Geschäftsjahres.
Die Organisation legt bis spätestens zwölf Monate nach Ablauf eines Geschäftsjahres eine vollständige, aussagekräftige und geprüfte Rechnungslegung über das Geschäftsjahr vor.
a. Allgemeine Anforderungen
(1) Die Rechnungslegung erfolgt nach den einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen, den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung sowie etwaigen Satzungsvorgaben und Sondervorschriften (z.B. Stellungnahmen des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW), Düsseldorf).
(2) Die Rechnungslegung vermittelt unter angemessener Berücksichtigung der Größe und Komplexität der Organisation einen zutreffenden und im Sinne der Spenden-Siegel-Standards aussagekräftigen Überblick über die Mittelherkunft, die Mittelverwendung und die Vermögenslage.
(3) 1 Der Rechnungslegung, dem Anhang oder ergänzenden Anlagen sind alle Informationen zu entnehmen, die zur Berechnung der Werbe- und Verwaltungsausgaben erforderlich sind. 2 Grundlage hierfür bildet die Systematik des DZI-Konzepts „Werbe- und Verwaltungsausgaben Spenden sammelnder Organisationen“.
(4) 1 In der Rechnungslegung, im Anhang oder in ergänzenden Anlagen werden zumindest folgende Einnahmen bzw. Erträge getrennt ausgewiesen: Geldspenden, Sachspenden, Nachlässe, Zustiftungen, Mitgliedsbeiträge, Geldauflagen (Bußgelder), Zuwendungen der öffentlichen Hand, Zuwendungen anderer Organisationen, Leistungsentgelte, steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb, Vermögensverwaltung und sonstige Einnahmen. 2 Sofern die Organisation die Erträge nach dem Verwendungsprinzip darstellt, werden zumindest die Geldspenden auch nach dem Zuflussprinzip ausgewiesen. 3 Etwaige wesentliche Zweckbindungen werden dargelegt. 4 Sachspenden werden berücksichtigt, wenn für sie steuerliche Zuwendungsbestätigungen ausgestellt wurden oder wenn ein:e vereidigte:r Buchprüfer:in bzw. ein:e Wirtschaftsprüfer:in ihre ordnungsgemäße Bewertung bestätigt hat.
(5) 1 In der Rechnungslegung, im Anhang oder in ergänzenden Anlagen werden unter Berücksichtigung von Spenden-Siegel-Standard Nr. 6.a Ziffer (3) die Ausgaben bzw. Aufwendungen für folgende Bereiche getrennt ausgewiesen: Programmausgaben, Werbung und Öffentlichkeitsarbeit, Verwaltung, steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb und Vermögensverwaltung. 2 Die genannten Ausgaben- bzw. Aufwandsbereiche sind in Abhängigkeit von der Größe und Komplexität der Organisation sinnvoll nach wesentlichen Bereichen, Regionen, Tätigkeiten, etc. aufzugliedern und zu erläutern.
(6) Die Rechnungslegung dokumentiert detailliert und nachvollziehbar die Zusammensetzung und Entwicklung des Vermögens, der nicht verwendeten Spenden, der Rücklagen, der Rückstellungen und der Verbindlichkeiten mit den wesentlichen jeweiligen Zweckbindungen.
(7) 1 Das Aufsichtsorgan oder das besondere Aufsichtsorgan bestimmen die Prüfenden gemäß Spenden-Siegel-Standard Nr. 6.b und legen den Prüfungsauftrag fest. 2 Zudem können sie Sonderprüfungen in Auftrag geben.
(8) 1 Die Abschlussprüfer:innen besprechen die Prüfungsergebnisse auch in mündlicher Form mit dem Aufsichtsorgan oder dem besonderen Aufsichtsorgan. 2 Stehen dem wichtige Gründe entgegen (z.B. unverhältnismäßige Zusatzkosten), so kann das Aufsichtsorgan oder das besondere Aufsichtsorgan auch eine oder mehrere von der Leitung der Organisation unabhängige Person/en mit der Besprechung beauftragen. 3 Diese informieren das Aufsichtsorgan oder das besondere Aufsichtsorgan über das Ergebnis der Besprechung.
b. Größenabhängige Mindestanforderungen
(1) 1 Organisationen, deren jährliche Gesamteinnahmen weniger als 500.000 EUR betragen, erstellen eine Einnahmen- und Ausgabenrechnung mit einer Vermögensrechnung (Jahresrechnung). 2 Die sachliche und rechnerische Richtigkeit der Jahresrechnung bestätigen die gesetzlichen Vertreter:innen der Organisation durch ihre Unterschrift. 3 Die Prüfung der Jahresrechnung und der ihr zugrunde liegenden Buchführung erfolgt durch zwei fachlich geeignete, von der Leitung der Organisation unabhängige Rechnungsprüfer:innen. 4 Sofern die Jahresrechnung durch eine:n Steuerberater:in oder Wirtschaftsprüfer:in erstellt wird, ist nur ein:e Rechnungsprüfer:in im oben beschriebenen Sinne erforderlich. 5 Die Prüfenden dokumentieren Inhalt, Umfang und Ergebnis der Prüfung in einem von ihnen unterzeichneten, schriftlichen Bericht.
(2) 1 Organisationen, deren jährliche Gesamteinnahmen mindestens zwei Jahre in Folge zwischen 500.000 EUR und 2,5 Mio. EUR betragen, erstellen eine Einnahmen- und Ausgabenrechnung mit einer Vermögensrechnung (Jahresrechnung). 2 Die Jahresrechnung und die ihr zugrunde liegende Buchführung werden durch eine:n von der Leitung der Organisation unabhängige:n Wirtschaftsprüfer:in oder vereidigte:n Buchprüfer:in geprüft.
(3) 1 Organisationen, deren jährliche Gesamterträge mindestens zwei Jahre in Folge zwischen 2,5 Mio. EUR und 10 Mio. EUR betragen, erstellen einen handelsrechtlichen Jahresabschluss gemäß den Bestimmungen für Kapitalgesellschaften mit Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung sowie Anhang. 2 Der Jahresabschluss wird durch eine:n von der Leitung der Organisation unabhängige:n Wirtschaftsprüfer:in oder vereidigte:n Buchprüfer:in geprüft und ist mit einem Bestätigungsvermerk versehen.
(4) 1 Organisationen, deren jährliche Gesamterträge mindestens zwei Jahre in Folge mehr als 10 Mio. EUR betragen, erstellen einen handelsrechtlichen Jahresabschluss gemäß den Bestimmungen für Kapitalgesellschaften mit Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang sowie einen Lagebericht. 2 Der Jahresabschluss wird durch eine:n von der Leitung der Organisation unabhängige:n Wirtschaftsprüfer:in oder vereidigte:n Buchprüfer:in geprüft und ist mit einem Bestätigungsvermerk versehen. 3 Der Prüfungsauftrag beinhaltet auch die Prüfung des Lageberichts. 4 Zudem ist mindestens alle drei Jahre, und zwar für das der Vollprüfung zugrundeliegende Finanzjahr, die Prüfung gemäß § 53 Haushaltsgrundsätzegesetz (HGrG) oder vergleichbarer Regelwerke (z.B. Prüfungsrichtlinie des Verbandes der Diözesen Deutschlands, Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung gemäß IDW) zu beauftragen.
7. Transparenz
Über Arbeit, Strukturen und Finanzen wird offen und umfassend berichtet. Anfragen und Beschwerden werden zeitnah beantwortet. Im Jahresbericht wird die Rechnungslegung veröffentlicht und werden unter anderem Mittelverwendung, Wirkungsbeobachtung, Werbeformen und Vergütungspraxis beschrieben.
1 Die Organisation berichtet offen und umfassend über ihre Arbeit, Strukturen und Finanzen. 2 Sie beantwortet Anfragen und Beschwerden zeitnah und sachgerecht. 3 Die Organisation unterhält eine Website und veröffentlicht spätestens zwölf Monate nach Abschluss ihres Geschäftsjahres einen aussagekräftigen Jahresbericht. 4 Website und Jahresbericht sind klar und verständlich gestaltet und haben einen der Komplexität der Organisation angemessenen Umfang. 5 Die Organisation legt dem DZI alle Unterlagen vor und erteilt ihm alle Auskünfte, die es ermöglichen, die Einhaltung der Spenden-Siegel-Standards zu prüfen.
a. Jahresbericht und Website
(1) 1 Die Organisation veröffentlicht die in den Ziffern (2)-(15) aufgeführten Informationen im Jahresbericht. 2 Sind ausführlichere Angaben nur auf der Website zu finden, so enthält der Jahresbericht einen Verweis auf diese weiterführenden Informationen. 3 Wird der Jahresbericht ausschließlich als Bestandteil der Website veröffentlicht, so sind alle entsprechenden Informationen dort leicht zugänglich an zentraler Stelle auffindbar.
(2) 1 Die Organisation stellt ihren Aufbau sowie ihre Organe hinsichtlich der jeweiligen Aufgaben, der personellen Zusammensetzung und der Form ihrer Ernennung dar. 2 Sie veröffentlicht die Namen der Mitglieder des Leitungsorgans, der Geschäftsführung und besonderer Aufsichtsorgane.
(3) 1 Den Informationen über die Organisationsstruktur ist eindeutig zu entnehmen, ob die Organmitglieder hauptamtlich oder ehrenamtlich tätig sind. 2 Zur Darstellung der Organisationsstruktur gehört auch die aussagekräftige Information über wesentliche Mitgliedschaften, über die Zugehörigkeit zu internationalen Zusammenschlüssen sowie über durch Beteiligungen, Ausgründungen oder in anderer Form verbundene Rechtskörper von besonderer Bedeutung.
(4) 1 Die Organisation beschreibt ihre wesentlichen Zielsetzungen und Strategien sowie die damit verbundenen wesentlichen Chancen und Risiken. 2 Sie informiert über Struktur und Funktionsweise ihrer internen Kontrollmechanismen.
(5) 1 Die Organisation berichtet exemplarisch und zusammenfassend über die im Berichtsjahr unterstützten wesentlichen Projekte und Programmbereiche. 2 Dabei beziffert sie die jeweils aufgewendeten Mittel, stellt wichtige Erfolge und Misserfolge sachgerecht dar, nennt bedeutende Projekt- oder Finanzierungspartner und stellt wesentliche Informationen zur Wirkungsbeobachtung sowie zur Zukunftsplanung bereit.
(6) Die Organisation nennt mit Stand zum Ende des Geschäftsjahres die Zahl ihrer stimmberechtigten sowie gegebenenfalls fördernden Mitglieder, die Zahl ihrer hauptamtlich Beschäftigten und nach Möglichkeit auch die Anzahl ihrer ehrenamtlichen Mitarbeitenden.
(7) 1 Die Organisation veröffentlicht unter Nennung der einzelnen Funktionen die Monats- bzw. Jahresgesamtbezüge hauptamtlicher Mitglieder des Leitungsorgans und der Geschäftsführung im Berichtsjahr. 2 Stehen der Einzelveröffentlichung Gründe entgegen, so werden diese von der Organisation erläutert und es werden lediglich die Summe der entsprechenden Gesamtbezüge sowie die Anzahl der betreffenden Personen veröffentlicht. 3 Kann aufgrund der Veröffentlichung der Summe der Gesamtbezüge auf die Höhe der Vergütung einzelner Leitungsmitglieder geschlossen werden, so kann die Veröffentlichung unterbleiben und ist dies im Jahresbericht zu begründen. 4 Beschäftigt die Organisation mehr als 20 Mitarbeiter:innen, so legt sie darüber hinaus in angemessener Detailliertheit die Struktur und Bandbreite der Monats- bzw. Jahresgesamtbezüge ihrer Mitarbeitenden und Organmitglieder unter konkreter Nennung von Ober- und Untergrenzen oder von Durchschnittswerten transparent dar.
(8) 1 Die Organisation veröffentlicht unter Nennung der jeweiligen Funktionen die Höhe der an Organmitglieder gegebenenfalls geleisteten jährlichen Aufwandsentschädigungen. 2 Stehen der Einzelveröffentlichung Gründe entgegen, so werden diese von der Organisation erläutert und es werden lediglich die Gesamtsumme der für das jeweilige Organ geleisteten Aufwandsentschädigungen sowie die jeweilige Anzahl der betreffenden Personen veröffentlicht.
(9) Die Organisation erläutert in zusammengefasster Form ihre Zusammenarbeit mit Dienstleistern und Unternehmen im Sinne des Spenden-Siegel-Standards Nr. 3 Buchstaben h. und i.
(10) Die Organisation erläutert in zusammengefasster Form, in welcher Weise im Rahmen ihrer Mittelbeschaffung erfolgsabhängige Vergütungen geleistet werden.
(11) Sofern die Organisation mit eigenen Angestellten oder Organmitgliedern oder mit diesen nahestehenden natürlichen oder juristischen Personen wesentliche Rechtsgeschäfte eingeht, wird dies im Jahresbericht oder auf der Website erläutert.
(12) Die Organisation erläutert exemplarisch und zusammenfassend ihre Werbeformen, um diesbezüglich Transparenz und Akzeptanz in der Öffentlichkeit zu schaffen.
(13) 1 Die Organisation veröffentlicht – einschließlich der Vergleichsdaten des Vorjahres – ihre Einnahmen und Ausgaben bzw. Erträge und Aufwendungen sowie ihr Vermögen in der in Spenden-Siegel-Standard Nr. 6.a Ziffern (4) bis (6) vorgegebenen Mindestgliederung. 2 Sie erläutert die wesentlichen Positionen sowie etwaige deutliche Abweichungen gegenüber dem Vorjahr und bewertet ihre allgemeine finanzielle Lage.
(14) 1 Leitet eine Organisation mehr als die Hälfte ihrer Projektausgaben an eine einzige andere Organisation zur weiteren Disposition weiter, so informiert sie darüber im Jahresbericht. 2 Dies gilt auch für den Fall, dass eine Organisation Mittel von Förderkörperschaften erhält, die mit ihr organisatorisch verbunden sind, oder deren wesentlicher Zweck es ist, die Organisation finanziell zu fördern. 3 Werden Werbe- oder Verwaltungsausgaben direkt durch eine Zentralorganisation oder andere Dritte finanziert (z.B. Straßenwerbung), so informiert die Organisation über Umfang und Inhalt ebenfalls in ihrem Jahresbericht.
(15) Die Organisation informiert über Umfang und Ergebnis der Prüfung ihrer Rechnungslegung.
(16) 1 Auf ihrer Website veröffentlicht die Organisation wesentliche Informationen in leicht zugänglicher, aktueller Form. 2 Hierzu gehören insbesondere der Jahresbericht, die Satzung, die Zusammensetzung ihres Leitungsorgans und besonderen Aufsichtsorgans sowie wichtige Ansprechpersonen.
b. Darlegungs- und Auskunftspflichten
(1) 1 Die Organisation übermittelt dem DZI alle Informationen und erteilt alle Auskünfte, die für die Überprüfung der Einhaltung der Spenden-Siegel-Standards erforderlich sind. 2 Sie informiert das DZI zeitnah und umfassend über wesentliche Veränderungen sowie über
Sachverhalte, die den Spenden-Siegel-Standards entgegenstehen könnten.